Prezados Colecionadores, Atiradores e Caçadores, bom dia!!! Como já é de conhecimento dos Srs a SFPC/1ªRM vem realizando gestões com o objetivo de ter um profundo diagnóstico da situação atual, por meio do qual se constatou o impositivo da modernização de suas práticas e processos. Nesse contexto, tem-se buscado maior agilidade, transparência de seus atos, a participação dos diversos usuários e integrantes do sistema nas suas atividades, além da permanente prestação de contas. A implantação dessa nova governança provocará mudanças significativas nos pilares do SFPC, como a estrutura organizacional, os processos, a gestão de recursos humanos e o suporte de tecnologia da informação, entre outros. É um esforço coletivo, em colaboração com diversos segmentos da sociedade, voltado para a melhoria da capacidade de prestação de um serviço de grande importância para o nosso País. Entre os frutos mais importante advindo da implantação da nova governança, destaca-se no âmbito da 1ª RM:1) Transformação da metodologia de análise de processos, tornando-a mais efetiva Quando assumi o SFPC, em março do corrente ano, tínhamos onze subseções, cada uma representando um assunto específico e o dispositivo de análise era do tipo “celular”. Vamos comparar a SFPC/1ªRM como se fosse uma grande rodovia com onze faixas e em cada faixa uma fila de processos: simples, complexos, de solução rápida, de solução demorada, entre outros. Como funcionava o sistema? Cada analista, que era o grande controlador e fiscal de sua faixa de trabalho, analisava um processo do início ao fim, somente partia para o segundo processo após encerrar todo procedimento previsto, ocasionando um aumento exponencial do número de processos na fila de espera. É assim que funciona o sistema de trabalho celular, o analista é o “faz tudo”. Vários processos que entravam em exigência ou era necessária uma vistoria, em diversos momentos, caiam no esquecimento. É humanamente impossível, analisar, controlar, acompanhar, fiscalizar tantos processos ao mesmo tempo… tem alguma coisa errada na metodologia de análise de processos (sic). Como diz o Diretor de Fiscalização de Produtos Controlados, “os fatos ultrapassaram o velho sistema atualmente vigente”. Qual é a nova proposta e como está funcionando hoje? A nova proposta tem como filosofia reduzir a fila de espera a um número aceitável (máximo 30d) e tem como espinha mestre mudar o dispositivo de análise do tipo “celular” para do tipo “linha de produção”. Reduzimos as subseções de 11(onze) para 03(três). Criamos a Subseção de análise, de controle e de expedição. Com esse novo “layout” conseguimos reduzir a fila de espera (Backlog). Ainda temos um número elevado de processos na fila, aumentando o backlog, no entanto, estamos tomando outras medidas, que são variantes da linha mestre principal, mas que não descaracterizam a essência do projeto inicial.2) Implantação do agendamento eletrônico Em pouco tempo estaremos implantando o agendamento eletrônico, conforme já ocorre em São Paulo. O sistema já está 95% pronto.3) Implantação de um novo sistema de protocolo mais efetivo A Divisão da tecnologia da Informação está desenvolvendo um outro sistema de protocolo, que permitirá o nosso cliente receber uma mensagem todas as vezes que o processo se movimentar dentro da SFPC/1ªRM, dando uma real noção de como está o processo dentro do sistema. O Sistema está 60% pronto.4) Melhorar o relacionamento com os clientes do SFPC/1 Através da transparência nos processos e no canal de comunicação direto com o SFPC/1ªRM.5) Estabelecimento de indicadores e metas Todo os processos foram mapeados e designados indicadores e metas a serem atingidas,6) Atingir a meta de 64 integrantes do SFPC/1 O nosso Quadro de Cargos Previsto (QCP) foi aprovado com aumento para 64 militares. Hoje nós temos 51, estamos na luta para alcançar essa meta.Obs.: Solicito aos senhores e senhoras a divulgação deste e-mail para todos aqueles que se utilizam de nosso serviço.”Nós estamos trabalhando para oferecer o melhor serviço para nossos CAC”
